Cada organismo público dentro del Estado tiene un mandato para contribuir a lograr los objetivos que la descripción de sus funciones le encomienda. Los mismos pueden ser tan diversos como las organizaciones que componen la Administración Pública.

Ahora bien, esos mandatos individuales, resultan en actividades específicas que se llevan a cabo mediante distintos procedimientos previstos al efecto.

Las adquisiciones son un elemento esencial de la función administrativa para lograr que se cumplan los objetivos diseñados por las políticas públicas y que a nivel operativo se manifiestan en la planificación presupuestaria y el plan anual de adquisiciones.

Las adquisiciones son entonces una herramienta para cumplir los objetivos diseñados a través de las políticas públicas. 

Como tales, las mismas deben estar guiadas por principios generales como la competencia, transparencia, integridad, igualdad, economía, eficiencia y un adecuado análisis de valor por dinero. 

La competencia, en el marco de el trato igualitario y transparente son el corazón del proceso de adquisiciones. Y agrego, un sistema que debe ser transparente, con reglas claras, que se apliquen de forma homogénea a todos los sujetos obligado y con adecuados mecanismos de control.

 En tanto que los principios proveen un marco general para llevar adelante los procesos que nos ocupan, en ocasiones se presentan colisiones entre los mismos. Ante tal situación, es la experiencia profesional y el análisis crítico el que aplicará el profesional para resolver tal situación.

Dicho esto, me lleva a considerar que actualmente, el rol del antiguo “comprador” se ha transformado en una profesión internacionalmente reconocida, que cumple una función estratégica. Quienes se desenvuelven la función deben poseer altos estándares de profesionalismo para poder obrar de manera ética en su función.

Ahora bien, dado el impacto que tiene en los resultados de las organizaciones, resulta altamente recomendable, vincular los procesos con las actividades planificadas y las prioridades estratégicas sin dejar de considerar al efecto, los recursos presupuestarios.

Es importante destacar que no se trata solo de cumplir con los objetivos, sino de lograr sumar valor a la organización mientras aquellos se cumplen. Por eso, insisto en la importancia de conocer el mandato y la estrategia de esta para poder lograr ese resultado.

Ahora bien, es importante evaluar cómo funciona cada organización para poder, si es necesario, fortalecerla en los aspectos relevantes y lograr una transformación efectiva.

Lo que me lleva a un punto clave en términos de organización administrativa y es, cómo se gestionan proyectos complejos a nivel estatal y cómo se articula la función de adquisiciones en ese contexto.

Así, “La mayoría de las organizaciones, trata a los proyectos como un proceso operativo más, aplicando la misma estructura jerárquica, “top-down” que se utiliza en todas las operaciones.

Los objetivos (…) son transformados por los gerentes en tareas, y los empleados las ejecutan con poco espacio para recibir devoluciones o adaptarse.

Esta aproximación jerárquica a los proyectos puede funcionar en ambientes estables y predecibles, pero es una receta que lleva al fracaso en un mundo de cambios constantes vinculados con la innovación, la transformación y la disrupción digital.”

Las organizaciones, que tienen esta forma de organización de sus operaciones, y en consecuencia la gestión de las adquisiciones ven afectado su nivel de eficiencia y la creación de valor por una simple razón. Los proyectos son diferentes de las operaciones. Son temporales y requieren una colaboración funcional que involucra distintos sectores y una adaptabilidad para darle forma a las soluciones de la que carece una organización jerárquica.

Ahora bien, en contraposición, se presenta la alternativa de una gestión “Bottom-Up” con un enfoque transversal. Que, por su mayor flexibilidad, permite gerenciar los proyectos y, en consecuencia, las adquisiciones con más agilidad y capacidad de adaptación.

El modelo se caracteriza por la descentralización del proceso de decisión, colaboración de equipos matricial, aprendizaje continuo y retroalimentación, permitiendo la innovación de los equipos y la creación de soluciones creativas.

Lo antedicho nos interpela a pensar la función de adquisiciones a nivel estatal nacional y en cuál de estas dos formas de gestionar se incluye, para concluir que en función de la normativa vigente en materia de organización administrativa, procedimientos administrativos y adquisiciones públicas, se trata del modelo “Top-Down”.

Es aquí en donde advierto el desafío de la organización estatal para llevar adelante proyectos, particularmente proyectos complejos que requieran la interacción de diferentes actores dentro de la misma organización que pertenezcan a distintas áreas y reporten a diferentes autoridades.

Sin embargo, en todo desafío hay una oportunidad y es allí en donde resulta esencial que exista una planificación estratégica que sea conocida por todos aquellos llamados a participar del proyecto.

Un plan estratégico debe incluir una misión, objetivos genéricos, objetivos específicos con indicadores de performance y estrategias para lograr lo descripto.

Un componente significativo del Plan Corporativo es el Plan de Adquisiciones. 

Siendo esto así, el rol que desempeñe la Unidad de Adquisiciones será dependiendo de las capacidades y las funciones que le fueran atribuídas a la entidad, más estratégicas o meramente de soporte operativo. Pero definitivamente, más allá del alcance de sus tareas, los insumos para desarrollar el proceso de planificación y luego implementar las acciones incluidas en el plan de adquisiciones serán claves para la eficacia y eficiencia de sus acciones.

1 UN Procurement Practitiones´s Handbook. November 2006
2 Nieto-Rodriguez, Antonio. “Building Stronger Organizations: How to Assess and Strengthen
you Transformation Muscle.” www.linkedin.com/pulse/166-building-stronger-organizations-how-
assess-your-antonio-b25lf
3 Nieto-Rodriguez, Antonio. “Stop Running Projects like Operations”.
www.linkedin.com/pulse/172-stop-running-projects-like-operationsthe-key-nieto-rodriguez-l5gwf.
La traducción me pertenece.
4 CIPS Handbook. Diploma in Strategic Public Procurement. L4.